Autor: Skender Mustafi
Ne, thuajse çdo ditë shkruajmë porosi dhe i dërgojmë ato përmes postës elektronike. Këto porosi ua dërgojmë të afërmve, miqve, shokëve e në raste tjera kompanive ose përfaqësuesve të tretë në internet. Shumicën e rasteve, posaçërisht kur u shkruajmë të afërmve, miqve e shokëve, porositë janë të shkruara në formë të pa strukturuar. Këto raste janë të shpeshta edhe kur komunikojmë me kompanitë.
Sikur titulli ashtu edhe përmbajtja janë pa strukturë dhe me fjalë të rastit. Porositë nuk kanë titull përkatës, as hyrje, as përmbajtje të mirëfilltë dhe as përfundim si duhet. Në shumë raste, nga përvoja, vërehet që përdoruesit kanë posta elektronike me emra qesharak, “interesant” në aspektin shoqërorë e që në aspektin profesional këto posta janë banale dhe të pa pranueshme.
Kjo gjendje duhet ndryshuar. Personalisht mendoj se kjo lloj qasje duhet ndryshuar kur kemi parasysh edhe komunikimin me të afërm. Ndryshimi i sjelljes së përditshme përmirëson dhe lehtëson sjelljen në raste specifike. Pra, nëse ne përmirësojmë kontaktin e përditshëm atëherë nuk do të kemi probleme në përpilimin e kontakteve me palë speciale, siç janë kompanitë ose personalitetet tjera.
Më poshtë do të paraqesim një listë ndryshimesh që duhet ndërmarrë për kalimin në një situatë të re, më të përshtatshme dhe më me vlerë.
1. Hapni një postë elektronike profesionale që do të kishte emrin (shembull Filan Personi):
– filan.personi@…
– filan.p@…
– f.personi@…
– personi.f@….
Për këtë duhet që të shihni gjithë ofruesit e postave elektronike, nëse ndodh që tek ofruesi që ju e pëlqeni tanimë të gjitha versionet janë të regjistruara. Pra nëse juve ju pëlqen Gmail dhe në të të gjithë versionet janë të regjistruara, atëherë kontrolloni Yahoo, Hotmail etj. për të regjistruar një postë të tillë.
2. Shkruani porosi me arsye që tërheq vëmendjen, qoftë përshëndetje, përurim, sugjerim, koment ose kritikë. Posta e cila do të kishte përmbajtje të kotë do të ishte si e tillë e kotë.
3. Përmbajuni elementeve konstruktive të postës profesionale, posaçërisht kur kontaktoni me kompani ose personalitete.
Elementet e porosisë profesionale do të ishin:
– Titulli i përshtatshëm. Në titull nuk vendoset përshëndetje, por një përmbledhje e gjithë porosisë në postë. P.sh. “Pjesë nga projekti x”
– Hyrje profesionale. Përdor hyrje të përshtatshme varësisht nga situata. P.sh: I nderuar z. X ose Të nderuar zotërinj x, I nderuari profesor x.
Për personat që i njihni por nuk keni miqësi, p.sh. kolegë. P.sh: Përshëndetje x, Përshëndetje kolegë x etj.
– Përmbajtje sipas situatës. Për të shkruar një porosi në formë letër motivimi atëherë shih “Si të shkruaj një letër motivimi“. Në raste tjera shkruani përmbajtje të shkurtër dhe efecient pa shtesa dhe me fjali të shkurtra dhe me domethënie të plotë.
Shembull: Në këtë porosi, ashtu siç më sugjeruat herën e kaluar, u kam ngarkuar pjesë nga projekti x. Ju lutem i shtoni sugjerimet në të njëjtin dokument që të mund të bëj ndryshimet e nevojshme.
– Përfundim adekuat.
Shembull:
Përshëndetje, /Përshëndetje të sinqerta
Emri Mbiemri /Emri
– Nëse keni bashkangjitur dokumente (attachments) atëherë shtoni edhe pjesën e shtesave:
Bashkangjitur:
– Emri i dokumentit (lloji i skedës:) psh. Projekti x (MS Word)
Shembull i plotë i një porosie profesionale:
Titulli:: Pjesë nga projekti x
I nderuari profesor x
Në këtë porosi, ashtu siç më sugjeruat herën e kaluar, u kam ngarkuar pjesë nga projekti x. Ju lutem i shtoni sugjerimet në të njëjtin dokument që të mund të bëj ndryshimet e nevojshme.
Përshëndetje,
Emri Mbiemri ose vetëm Emri
Bashkangjitur:
Projekti x (MS Word)
